Los empleados de los Estados Unidos gastan, en promedio, aproximadamente una cuarta parte de su tiempo de trabajo de la semana leyendo y respondiendo correos electrónicos. Pero a pesar de eso, muchos profesionales aún no saben cómo usar la comunicación por correo electrónico correctamente.
Para evitar que desarrolle malos hábitos de correo electrónico, le pedimos a 31 profesionales principales que compartan sus mejores consejos de etiqueta de correo electrónico. Estos le ayudarán a mejorar sus comunicaciones diarias en línea para garantizar que obtenga los mejores resultados para su empresa.
Aquí están los 31 consejos de etiqueta de correo electrónico de negocios de los profesionales:
1. mantener la calma
George Barse, Entrenador, Target Training
Enviar un correo electrónico enojado o emocional no es una buena idea. Las personas a veces dejan que sus emociones se lleven lo mejor de ellas y escriben correos electrónicos con múltiples signos de puntuación y mayúsculas para mostrar cuán molestos están. Intenta calmarte primero. Hacer esto puede ayudarte a evitar el envío de un correo electrónico que lamentarás.
2. Use una firma con detalles de contacto en todo momento
Pete Solano, Director de Seguridad de la Información, ROX Systems Inc.
Incluya una firma completa con la información de contacto adecuada tanto en NUEVOS CORREOS ELECTRÓNICOS Y RESPONDER CORREOS ELECTRÓNICOS. Algunos de nuestros clientes y representantes de ventas no tienen una firma al enviar un nuevo correo electrónico o cuando responden a un correo electrónico no tienen una firma. Echa un vistazo a estos 25 ejemplos de firmas de correo electrónico para inspirarte.
3. Combina tu tono con tu relación con el destinatario
Ollie Smith, CEO, ExpertSure
Es importante entender con quién estás hablando y evaluar la etapa de tu relación para que puedas cambiar tu tono a medida que avanza la relación. Un estudio famoso mostró cómo incluso los ejecutivos de alto nivel C solo tienen la posibilidad de lanzar una moneda para interpretar correctamente la emoción detrás de un correo electrónico. Como aparentemente no profesional, podría ser para que un ejecutivo de alto nivel los use, los emojis y los GIF están en la parte superior de la pila cuando hablan con el personal ahora. ¿Qué crees que aumenta la motivación ?: "Buen trabajo, sigue así". O "Esto es literalmente lo que siento por ti en este momento". Sin embargo, este último correo electrónico sería totalmente inadecuado para tu primer contacto con un proveedor B2B. Realmente se reduce a su capacidad para leer la situación y ajustarse rápidamente.
4. Haz que tu firma de correo electrónico se vea profesional
Volodymyr Zastavnyy, CEO de NEWOLDSTAMP
Aunque la firma "Enviado desde mi iPhone" a veces puede funcionar como una excusa para los errores tipográficos, en la mayoría de los casos, el correo electrónico de su empresa debe contener una firma de aspecto profesional. Una firma de correo electrónico comercial efectiva incluye su nombre y posición, información de contacto, foto de su cabeza o el logotipo de su compañía, un enlace a su sitio web e íconos de redes sociales. También puede agregar banners promocionales para respaldar sus actividades de marketing en curso. La firma de correo electrónico de su negocio no es su CV. Trate de mantenerlo simple y minimalista, incluyendo solo la información que más importa para su negocio y para fines de comunicación. No use en exceso los estilos, tamaños y colores de las fuentes, ya que esto hace que su negocio parezca inconsistente.
5. Rastree los correos electrónicos y responda más rápido con un CRM
Maggie Aland, Editora, Fit Small Business
¿No sería fantástico si supiera cuándo alguien abrió su correo electrónico e hizo clic en el enlace que envió? Freshsales es un CRM que lo ayuda a realizar un seguimiento de toda la información sobre un posible cliente, incluido dónde se encuentran en el proceso de ventas y cada correo electrónico enviado y recibido. Recibe notificaciones instantáneas cuando se lee un correo electrónico y si su contacto hizo clic en algún enlace para que pueda realizar un seguimiento más rápido. Freshsales también ofrece plantillas de correo electrónico personalizables, programación de correo electrónico y correos electrónicos masivos personalizados. Haga clic aquí para una prueba gratuita de 30 días.
6. Finalice el correo electrónico con '¿Eso ayuda?'
Nathan Kontny, CEO de Highrise
Esto es particularmente para correos electrónicos a clientes / clientes potenciales que necesitan asistencia al cliente. Demasiados correos electrónicos de soporte terminan abruptamente y hacen que el cliente se sienta como si estuviera molestando a la empresa que está enviando un correo electrónico. Al hacer una pregunta como "¿Eso ayuda?", Les dice a sus clientes que le importa que se asegure de que su problema esté resuelto de manera absoluta o que tengan la oportunidad de seguir conversando por correo electrónico hasta que lo sea.
7. Usa herramientas en línea para perfeccionar la gramática y el seguimiento
Bart Turczynski, editor, sitio web de asesoramiento profesional de Uptowork
Como editor, estoy aterrorizado de que pueda enviar un correo electrónico cargado de errores. Odio pensar lo que el estilo y la gramática pobres dirían sobre mí y mi competencia profesional. Uso gramática para revisar mi correspondencia. También podría buscar ciertas frases en Writefull. Finalmente, cuando me comunico con hablantes no nativos de inglés, podría incluso escanear el mensaje en la aplicación Hemingway. No quiero preocuparme por recordar cuándo debo hacer un seguimiento, así que uso Mixmax para rastrear mis correos electrónicos y configurar recordatorios automáticos y manuales. El seguimiento es importante y no es un paso en falso. Para algunos destinatarios, no hacer un seguimiento sugiere que, en primer lugar, no te tomaste en serio tu idea.
8. Formato de correos electrónicos largos correctamente
Ari Banayan, Autor, Hábito Nest
Aproveche el formato de sus correos electrónicos con negrita, cursiva y subrayado al redactar un correo electrónico largo. Hay ocasiones en las que necesitamos poner correos electrónicos largos junto con puntos extremadamente importantes. El uso de estos tres estilos puede ayudar a que sus correos electrónicos sean más fáciles de digerir y señalará oraciones clave al lector que no deben pasar por alto. ¡Los correos electrónicos largos también pueden ser más fáciles de digerir con viñetas!
9. Usa banderas de prioridad con discreción
Meghan Casserly, Personal, Forbes
Utilice solo una bandera de prioridad alta cuando sea necesario. El uso excesivo eventualmente tendrá el efecto contrario ya que los destinatarios pensarán que siempre debe etiquetar sus correos electrónicos como prioridad, incluso si no lo es. Si su bandera está fuera de línea, puede molestar a sus clientes, colegas o cualquier persona con la que haga negocios.
10. Revisar todo
Patricia Simpson, Directora de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign
Revise su mensaje para ver si hay errores contextuales que la revisión ortográfica no pueda detectar. Vuelva a leer su mensaje antes de enviarlo … ¡El corrector ortográfico no detecta todo!
11. Use un saludo profesional
Ty McLaughlin, CFO, OnceLogix
Usar "Hey", "Yo" o "Hiya" no es profesional, no importa lo bien que conozca al destinatario. Utilice "Hola" o "Hola" en su lugar. Para ser más formal, use "Estimado (inserte el nombre)". Usar el nombre de la persona en el saludo, "Hola Robert", es muy apropiado, pero recuerde que no debe acortar el nombre de una persona a menos que tenga permiso para hacerlo.
12. Evita usar imágenes de fondo
Robin Schwartz, Socio Director de MFG Jobs
No uses imágenes de fondo o papelería. Algunos clientes de correo electrónico como Outlook le permiten aplicar fondos a sus mensajes salientes. Esto debe evitarse, ya que las imágenes o los elementos fijos pueden ocupar mucho espacio al enviar un correo electrónico. Además, cuando alguien intenta responder a su correo electrónico, el fondo se aplica automáticamente. El papelería con mariposas y los fondos de su color azul claro favorito no están destinados a los correos electrónicos de su empresa. Mantenga la fuente legible y en un color que no produzca tensión en los ojos.
13. Asegúrese de que su línea de asunto sea relevante y descriptiva
Veronique Deblois, Food Blogger, Food and Wine Chickie
Esto parece absolutamente básico, pero incluir una línea de asunto relevante del correo electrónico es crítico. Con la cantidad de correos electrónicos que recibimos cada día, poder descifrar rápidamente qué correos electrónicos están presionando es la clave.
14. Haga el siguiente paso claro para su destinatario de correo electrónico
Dra. Melissa Gratias, Vicepresidenta de Sandler Training
Con demasiada frecuencia, el propósito o el resultado previsto de un correo electrónico no está claro. Para asegurarme de que alguien que reciba mi correo electrónico sepa exactamente qué hacer, pongo las palabras Acción solicitada: en negrita y las cumplo, lo adivinaste, la acción que le estoy solicitando al lector que realice. Llama la atención, me impide copiar a las personas que no tienen acciones que realizar, genera resultados y no solo responde a mis correos electrónicos.
15. Dirigirse siempre a los destinatarios por su apellido
Maryanne Parker, Fundadora, Manor of Manners, Internacional
La persona le informará cómo dirigirse a ellos en el próximo correo electrónico. Si el correo electrónico está firmado con el nombre y el apellido, debe continuar dirigiéndose a la persona por el apellido. Si está firmado solo con el primer nombre, entonces tiene la luz verde para dirigirse a la persona por su nombre.
16. Embrace Plantillas para Personalización
Alex Brown, Gerente de Marketing Digital, ProjectManager.com
Al enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo o prospectos, no tenga miedo de usar plantillas. Herramientas como BuzzStream, Boomerang y otras permiten el uso de plantillas personalizables y el seguimiento cuando se realiza una campaña de marketing por correo electrónico. Producir correos electrónicos originales puede llevar mucho tiempo, si tiene muchos prospectos a los que contactar. He encontrado que las plantillas que permiten una personalización única suelen tener más éxito que los correos electrónicos creados individualmente. La elaboración de plantillas para diferentes situaciones, ya sea que esté enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo, a su equipo de ventas o a un cliente potencial, se asegura de que toda la información importante esté presente en el correo electrónico y en un orden que funcione.
17. Mantenga sus correos electrónicos claros y concisos
Nate Masterson, Gerente de Marketing, Maple Holistics
Cuando se trata de enviar un correo electrónico profesional, es importante recordar que debe ser lo más claro y conciso posible. Usted quiere que su punto se refleje fácilmente y se tome el menor tiempo posible para leerlo. Utilice listas numeradas o representaciones visuales de los datos para que la información sea discernible y fácil de entender. Pasar un poco de tiempo en Photoshop o Excel, o hacer que sus diseñadores gráficos internos trabajen en algunas imágenes preparadas, puede hacer este proceso mucho más fácil. Es importante recordar que, en muchos casos, el correo electrónico que envíe será el primer punto de contacto que un cliente o cliente pueda tener con su empresa.
18. Déle opciones múltiples al destinatario al configurar una reunión
Crystal L. Bailey, Director del Instituto de Etiqueta de Washington
Mi objetivo al configurar los horarios de las llamadas y reuniones es reducir la marcha atrás y adelante. Al ofrecer ventanas de tiempo concretas, encuentro que a menudo puedo reducir el tiempo en 1-2 correos electrónicos en lugar de 5-6.
19. Usa Blind Carbon Copy (BCC) para hacer que tus correos electrónicos se vean más personales
Carol Kaemmerer, entrenadora ejecutiva de LinkedIn, Kaemmerer Group LLC
El consejo de correo electrónico de mi negocio favorito es el uso frecuente de copia oculta (BCC). Por ejemplo, si quiero enviar un artículo a varias personas no relacionadas, no es necesario que sepan quién más lo está recibiendo. Parece más personal si el nombre del destinatario es el único que aparece que si se muestran 20 personas en la lista Para. Además, si está enviando algo a personas no relacionadas, se considera descortés revelar su dirección de correo electrónico a las personas que no conocen. Por supuesto, hay ocasiones en las que es importante mostrar que ha enviado un correo electrónico a todos dentro de un grupo de trabajo o equipo, por lo que el uso de bcc no es apropiado en todos los casos.
20. Responder con prontitud
Jenni Harris, Gerente Regional de Industria, EDPNC
Hace unos años, un socio comercial me dijo que siempre debería responder a los correos electrónicos en un plazo de 24 horas, sin importar qué. Incluso si no sé la respuesta a una pregunta formulada en el correo electrónico, incluso si estoy en medio de la fecha límite del proyecto, es cortés enviar una respuesta simple para decir que recibí su correo electrónico y responderé en breve.
Esto hace dos cosas. Primero, le permite al cliente / cliente / remitente saber que son importantes para mí y que no los estoy ignorando al no responder hasta días después. En segundo lugar, me da tiempo extra para encontrar cualquier información solicitada.
21. Preséntate de inmediato
Sharon Schweitzer, experta en etiqueta de negocios internacionales y fundadora, Access to Culture
En culturas directas como los EE. UU., La mejor práctica es que el remitente se presente por su nombre y apellido con información de antecedentes en las primeras líneas. Por ejemplo, “Estimada Sra. Mandell: Me llamo Sharon Schweitzer, fundadora de Access to Culture; Me refirió a usted por … "o" Mi nombre es Sharon Schweitzer y soy una experta en negocios internacionales que le escribe sobre … "Esto es especialmente importante cuando se presenta a nuevos contactos, clientes potenciales, clientes y empleadores que desean saber Cómo recibió su información de contacto.
22. Después de reunirse con un cliente, envíeles un correo electrónico de agradecimiento lo antes posible
Marina Byezhanova, Cofundadora, Pronexia
Después de reunirme con un posible cliente o un cliente existente, les envío un correo electrónico de agradecimiento antes de salir del estacionamiento. Gracias a la tecnología moderna, ya no tengo que esperar para volver a la oficina, donde seguramente me distraeré con otras prioridades. También quiero vencerlos al golpe para mostrar aprecio por su tiempo. Cuando mis contactos reciben mi breve pero impresionante nota de agradecimiento por su tiempo y aludiendo a un par de puntos que tratamos durante nuestra discusión, están impresionados cada vez. ¡Te animo a que lo pruebes y obtendrás beneficios inmediatos!
23. Dar a los suscriptores la opción de optar por no participar
Sophia Lemon, propietaria, fotografía para gente ridículamente feliz
Mi consejo es para los propietarios de negocios que usan plataformas como MailChimp para administrar una lista de correo electrónico. Es muy importante que le dé a su lista la opción de elegir la frecuencia con la que recibirán sus correos electrónicos. Por ejemplo, mi lista tiene la opción de recibir correos electrónicos semanalmente, mensualmente, para ocasiones especiales y para eventos especiales y concursos. Los suscriptores siempre deben tener la opción de optar por no recibir correos electrónicos por completo. Permitir que su lista se segmente por sí misma reducirá las bajas de suscripción.
24. Dale un toque personal a tus correos electrónicos
Clayton Coombs, comercializador, los defensores
Al enviar correos electrónicos a posibles clientes, es muy importante dirigirse a la persona de manera profesional, pero también personal. Diríjase a la persona por su nombre. Agregue preguntas en su correo electrónico que lo ayudarán a conocer a este individuo, pero evite preguntas estereotipadas que se parezcan a algo que un robot de spam haría. Haga su investigación antes de enviar cualquier correo electrónico, especialmente si el correo electrónico va a un cliente existente. Asegúrese de que lo dirige a la persona adecuada.
25. Lista de documentos en su línea de asunto
Tyler Stuckey, redactor y planificador de medios, Ainsley Shea
Nuestra compañía tiene un protocolo reglamentado cuando se trata de líneas de asunto de correo electrónico. El formato es siempre cliente seguido por entregable o asunto seguido por la versión del documento. Además, si el documento adjunto al correo electrónico necesita una edición o prueba de copia, eso también se incluye. Termina buscando algo como esto:
Línea de asunto del correo electrónico:
Client_Memorandum_V1_needs proof
Esto no solo no deja espacio para la confusión, sino que también facilita la búsqueda de ciertos correos electrónicos en su bandeja de entrada.
26. Evita el comportamiento del spam
Joshua Feinberg, vicepresidente y cofundador de SP Home Run
No envíe correos electrónicos a extraños que no estén esperando saber de usted. Hay una palabra de cuatro letras (correo no deseado) que lo abarcará a usted y a la reputación de su empresa con los malos. Además, no cometa el error tan común de suponer que sus conexiones de LinkedIn le han dado permiso para importar su información de correo electrónico a su proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) o plataforma de automatización de marketing para el envío masivo de correos electrónicos.
27. Evita las explosiones de correo electrónico
Diane Elizabeth, Fundadora, Skincare Ox
Disparar cientos de correos electrónicos puede parecer la mejor forma de atraer clientes potenciales rápidamente, pero a veces un toque personal funciona mejor. En primer lugar, los líderes de negocios se están volviendo más inteligentes y es fácil detectar una campaña masiva de correo electrónico desde una milla de distancia.
Incluso las mejores campañas carecen de autenticidad. En su lugar, encuentre sus mejores prospectos, estudie sus negocios y necesidades, y envíe un correo electrónico personal de un ser humano a otro. Requiere más tiempo y atención, pero como resultado obtendrás mayores tasas de conversión y relaciones de red más sólidas.
28. No pulse "Responder a todos" cuando su mensaje no se aplique a todos
Monica Friel, directora ejecutiva, Chaos to Order
Mi consejo favorito de etiqueta de correo electrónico es ser muy juicioso al pulsar "Responder a todos". En los negocios, es una práctica común copiar todos y responder a todos los mensajes de correo electrónico y así saturar la bandeja de entrada de todos. Sea selectivo con lo que envíe y diga para no perder tiempo y productividad.
29. Aprender el uso apropiado de CC y BCC
Kristine Neil, propietaria, Markon Brands
Aprenda CC y BCC y use de manera responsable: siempre es un problema cuando se toma el tiempo de enviar un mensaje a alguien y luego el destinatario del correo electrónico solo responde al remitente original, una y otra vez. CC se trata de mantener a alguien al tanto, es como una notificación de inserción primitiva que te permite saber que las personas están haciendo algo que debes saber. A menos que esté claro que puede continuar sin esa persona, continúe con el CC. Del mismo modo, BCC es una herramienta útil para enviar correos electrónicos a personas cuyo correo electrónico desea mantener confidencial. Esto es genial para enviar por correo electrónico una lista de personas. Es genial … excepto cuando no se usa y luego usted y veintisiete personas que no conoce tienen un correo electrónico con los nombres de los demás.
30. Manténgase Formal
Paige NeJame, propietaria de la franquicia, CertaPro Painters of South Shore y Boston
Siempre es importante tener un aspecto profesional, pero en el negocio de la contratación, una actitud muy profesional en el correo electrónico se destaca de los contratistas que aún escriben sus citas en la parte posterior de un papel de cuaderno. El correo electrónico es como un evento social: es mejor ser demasiado formal que desvestido. Esto significa usar mayúsculas, puntuación y una buena gramática (¡no puedo decir cuántos “i” recibo incluso en las cartas de presentación!).Recuerde, si realmente era amigo del destinatario, es muy probable que no utilice el correo electrónico para comunicarse con ellos en primer lugar.
31. Nunca insultes a tus competidores
Mel LLeras, propietario / diseñador estructural, HoneyLove Architecture & Gardening
Una de mis principales reglas: nunca insultes a nadie en un correo electrónico. No competidores, no proveedores que no estuvieron a la altura de sus expectativas, y ciertamente no el destinatario del correo electrónico.
Sugerencia adicional: las firmas de correo electrónico son la herramienta promocional más infrautilizada
Vendedor
Enviamos docenas de correos electrónicos todos los días. Su organización podría estar enviando miles. La mayoría de las personas se están perdiendo la oportunidad de aumentar sus contactos indirectamente. Aquí es donde se necesita una firma de correo electrónico profesional. En una descripción simple de 3 a 5 palabras, tenga un enlace a un nuevo servicio o producto que está lanzando. Ponga esto bajo su información de contacto de importación y se sorprenderá de la frecuencia con la que los clientes responderán y pedirán más información sobre esa oferta en particular. Recuerda, corto y sencillo en la tecla!
A ti
Cuando se trata de negocios, profesionalismo y cortesía nunca pasarán de moda. Supere a su competencia, establezca relaciones fructíferas con socios y establezca excelentes relaciones con los clientes con la ayuda de estos 31 consejos de etiqueta de correo electrónico.
Antes de siquiera pensar en enviar un correo electrónico comercial, asegúrese de tener una dirección de correo electrónico profesional (por ejemplo, su [email protected]). Aprende cómo configurar una dirección de correo electrónico empresarial gratuita en nuestro artículo.
