Los empleadores son responsables de los impuestos federales de nómina FICA y FUTA, así como de SUTA y SUI en la mayoría de los estados. Quickbooks Enhanced o la nómina de servicio completo hace que sea muy fácil calcular los impuestos de nómina, sin embargo, hay algunos pasos necesarios para establecer primero los impuestos.
Este artículo es el tercero de nuestra serie de 3 partes en Nómina de QuickBooks. Si aún no ha configurado a sus empleados, debe hacerlo primero. Diríjase a nuestra guía de configuración de nómina QuickBooks para obtener instrucciones paso a paso; Una vez que haya terminado, vuelva a este artículo para configurar los impuestos. Si se topó con este artículo y desea obtener más información sobre los servicios de nómina disponibles, consulte nuestra guía de servicios de nómina de Intuit.
Lista de verificación de los impuestos de nómina:
- Fecha de nacimiento y fechas de contratación para cada empleado
- Su información de contacto comercial (nombre legal, dirección postal)
- FEIN
- Formulario de impuesto de nómina que debe presentar (941 o 944)
- Plan de pago / depósito para federal pago de impuestos
- ETT u otras tarifas estatales
- Su número de cuenta bancaria y número de ruta para el pago electrónico
- Nombre de usuario y contraseña en línea utilizados para acceder a su cuenta bancaria
- *Plan de pago / depósito para estado pago de impuestos
- *Número de cuenta del estado
- *Tasa de SUI
(*) Estos artículos solo se aplican si su estado recauda el impuesto sobre la renta.
Cómo configurar y pagar los impuestos de nómina
Siga los pasos a continuación para configurar los impuestos de nómina en QuickBooks:
Paso 1 - Navega al Centro de Impuestos
En la barra de menú de la izquierda, haga clic en "Impuestos”Como se indica en la captura de pantalla de abajo.
Vaya al Centro de impuestos en QuickBooks en línea.
Paso 2 - Seleccione el Centro de impuestos de nómina
Además de calcular los impuestos sobre la nómina, también puede realizar un seguimiento del impuesto sobre las ventas en QuickBooks Online. Asegúrese de que ha seleccionado "Impuesto de nómina" como se indica en la captura de pantalla a continuación.
Haga clic en el impuesto del Centro de impuestos de nómina en QuickBooks en línea.
En la pantalla hay consejos útiles sobre la información que deberá tener a mano, tal como lo analizamos en la sección anterior. Uno de los beneficios de usar QuickBooks Payroll es el soporte técnico que se incluye con su suscripción mensual. Puede comunicarse con un representante de atención al cliente por chat o por teléfono simplemente haciendo clic en "Contáctenos”Enlace como se indica arriba.
Paso 3 - Configuración y cumplimiento de impuestos de nómina
En la siguiente pantalla, debería ver una lista de los empleados que ha configurado. Nota: Si necesita agregar un empleado, consulte nuestra guía de configuración de nómina QuickBooks para obtener instrucciones paso a paso.
Agregue la fecha de nacimiento del empleado y las fechas de contratación para completar la configuración del impuesto de nómina en QuickBooks Online.
En esta pantalla, deberá tener a mano la fecha de nacimiento y la fecha de contratación de cada empleado. Debe poder obtener esta información del formulario I-9 u otros documentos de nueva contratación completados por los empleados. También puede revisar la información de W4 que se ingresó cuando configuró a sus empleados. Simplemente haga clic en "W4 info”Enlace como se indica en la captura de pantalla anterior.
Paso 4 - Ingrese los detalles de la compañía
A continuación se muestra una captura de pantalla y una breve explicación de la información que necesita para ingresar sobre su compañía.
Ingrese el nombre de la empresa, la dirección y la fecha de la primera nómina ejecutada en QuickBooks Online.
- Nombre del Negocio: Ingrese el nombre legal de su empresa que usa en todos los formularios de declaración de impuestos.
- Dirección de Negocios: La dirección que ingresó para su negocio durante la configuración de la nómina se llenará automáticamente aquí; Si usa una dirección diferente, en lugar de poner una marca de verificación, verá campos donde puede ingresar la información de la dirección correcta.
- Fecha en que planea ejecutar la primera nómina: Indique la fecha en que planea ejecutar su primera nómina. Esta información es clave para el seguimiento de los pagos de impuestos de nómina. Sus opciones de fecha se basarán en el mes y año actual en que se encuentre.
- Fecha en que contrató a su primer empleado: Si contrató a su primer empleado en los últimos seis meses, seleccione “sí”; de lo contrario, seleccione "no”.
Paso 5 - Ingrese los detalles de impuestos federales
A continuación se muestra una captura de pantalla junto con una breve explicación de la información que se requiere para federal impuestos.
Ingrese la información para la configuración del impuesto federal sobre la nómina en QuickBooks Online.
- FEIN: Ingrese su identificación fiscal federal en este campo. Si no lo tiene, puede seleccionar "No" si aún no lo ha recibido o si no lo tiene a mano. Sin embargo, si no ha solicitado un número de identificación fiscal, puede averiguar cómo hacerlo aquí. Nota: Si bien puede ejecutar una nómina sin un número de identificación fiscal federal, no puede enviar sus pagos de impuestos de nómina al IRS sin una; Tener este número garantiza que su empresa recibirá crédito por todos los pagos de impuestos realizados.
- Formulario de impuestos de nómina: Seleccione el formulario de impuestos de nómina que debe presentar ante el IRS. Las opciones aquí son el Formulario 941 que se archiva. trimestral o Formulario 944 que se archiva anualmente . Si no está seguro de qué formulario debe presentar, consulte nuestra guía de contabilidad de nómina para averiguarlo.
- Pagos de impuestos federales: Desde el menú desplegable, seleccione con qué frecuencia debe pagar los impuestos federales sobre la nómina. Las opciones aquí son semi-semanales, mensuales o trimestrales. Si no está seguro de la frecuencia con la que debe presentar su solicitud, consulte nuestra guía o comuníquese con el IRS.
- Estado sin fines de lucro: Si es una empresa sin fines de lucro 501 (c) (3) que no paga FUTA, seleccione "Sí”; de lo contrario, seleccione "No”.
Paso 6 - Ingrese los detalles del estado
A continuación se muestra una captura de pantalla junto con una breve explicación de la información que se requiere para calcular los impuestos estatales, si corresponde. Nota: Si tienes la suerte de vivir en uno de los 7 estados sin un impuesto estatal sobre el ingreso (AK, FL, NV, SD, TX, WA, WY), entonces no verá este paso durante la configuración de su nómina.
Ingrese la información para la configuración del impuesto estatal de nómina en QuickBooks Online.
- Número de cuenta del empleador estatal: Este es un número único emitido por el estado a los empleadores. Al igual que el número FEIN, se utiliza para realizar un seguimiento de los pagos de impuestos de nómina realizados por los empleadores. Si no tiene un número de cuenta estatal, debe comunicarse con el Departamento de Desarrollo de Empleo de su estado y solicitar uno. Nota: No recomiendo que presente declaraciones de impuestos o realice pagos de impuestos sin este número. Si lo hace, corre el riesgo de no recibir crédito por el pago porque será difícil para el EDD identificarlo sin un número de cuenta.
- Tasa de seguro de desempleo estatal (SUI): Cada año, alrededor de noviembre o diciembre, recibirá una carta del EDD para su estado particular; Incluirá la tarifa SUI que se le asignó a su negocio para el próximo año. Si no ha recibido esta información, comuníquese con el EDD para obtener esta información. Nota: para asegurarse de que sus impuestos de nómina se calculen correctamente, asegúrese de tener la tasa de SUI correcta antes de procesando su primera nómina.
- Impuesto de Capacitación Laboral: Este impuesto a la capacitación es generalmente el mismo para los empleadores en el mismo estado. Dicho esto, este campo se llenará automáticamente en función del estado en el que se encuentre su empresa.
- Horario de Deposito: Según el monto de sus impuestos de nómina, el estado le exigirá que pague (deposite) sus impuestos en forma mensual, semanal o trimestral. Esta información debe incluirse con el número de cuenta de su empleador, pero si no lo está, deberá comunicarse con el EDD de su estado para obtener esta información.
Paso 7 - Configurar E-pay y E-file
En este paso, debe indicar cómo realizará sus pagos. A continuación se muestra una captura de pantalla junto con una breve explicación de las dos opciones disponibles.
Seleccione cómo desea pagar sus impuestos en QuickBooks Online.
- E-pay y e-file: Esta opción le permite presentar electrónicamente sus formularios de impuestos y realizar sus pagos de impuestos. Le recomiendo que seleccione esta opción. Cuando realiza un pago electrónico y un archivo electrónico, recibe una confirmación de que sus formularios / pagos de impuestos se han enviado inmediatamente después de haberlos realizado. Si por alguna razón hubo un problema con el recibo, tendrá una confirmación con una marca de fecha y hora para demostrar que realizó la presentación y pagó a tiempo.
- Manualmente con cupones de papel.: Esta opción le permite hacer sus pagos con cheque y enviar un cupón de papel (similar a un envío) para que su compañía reciba crédito por presentar formularios de impuestos y realizar pagos. Nota: Si va a tomar la ruta del correo postal, asegúrese de enviar su pago por correo certificado con un recibo de devolución. Esto asegurará que quienquiera que se encuentre en el extremo receptor tenga que firmar su carta y usted recibirá una copia de esa firma junto con la fecha de recepción. Deberá mantener esta información en archivo si alguna vez necesita probar que pagó / archivó sus impuestos a tiempo.
Paso 8 - Pagar impuestos
Una vez que haya completado toda la información de configuración, puede navegar de nuevo al Centro de impuestos de nómina haciendo clic en el icono de engranaje y seleccionando Configuraciones de nómina como se indica en la captura de pantalla de abajo.
Vaya a Configuración de nómina en QuickBooks en línea.
Haga clic en el "Pagar impuestos”Y siga las instrucciones en pantalla para realizar sus pagos de impuestos como se indica en la captura de pantalla a continuación.
Pagar impuestos directamente dentro de QuickBooks en línea.
Cómo editar / ver los impuestos y formularios de nómina
Ahora que sabe cómo configurar los pagos de impuestos de nómina, puede haber ocasiones en las que necesite hacer cambios en su configuración de impuestos o puede que solo desee ver los formularios de impuestos que ha presentado anteriormente. Haga clic en el icono de engranaje en la página de inicio y seleccione Configuración de impuestos de nómina como lo hicimos en el paso anterior.
El Centro de impuestos de nómina se mostrará como se indica a continuación. Discutamos en detalle qué información puedes encontrar aquí.
Ver / Editar formularios e impuestos de nómina en el Centro de impuestos de nómina dentro de QuickBooks Online.
- Edita tu archivo electrónico y tu configuración de pago electrónico - Haga cambios en la forma en que presenta / paga sus impuestos aquí; Incluyendo la cuenta bancaria de la cual se retiran sus impuestos.
- Editar su configuración de impuestos - Realice cambios relacionados con su número FEIN, número de cuenta estatal, formularios de impuestos que debe presentar y su cronograma de pago (depósito).
- Ver su informe de Responsabilidad Fiscal - Revise este informe para ver cuánto debe por tipo de impuesto y entidad. A continuación se muestra una captura de pantalla de cómo se verá este informe:
Ejemplo de informe de responsabilidad fiscal por nómina ejecutado en QuickBooks Online.
- Ver los pagos de impuestos que ha realizado. - Eche un vistazo para ver los detalles de los pagos de impuestos que ha realizado; incluyendo el tipo de impuesto, la cantidad y la autoridad fiscal (beneficiario).
- Introduzca el historial de impuestos anterior - Si se está convirtiendo de otro sistema de nómina y ha realizado pagos de impuestos este año, deberá ingresar esa información aquí para que sus declaraciones de impuestos / pagos en adelante sean correctos.
- Formas Trimestrales - Encontrará todos los formularios de impuestos de nómina completos que vencen trimestralmente (es decir, el Formulario 941) aquí. Puede imprimir una copia impresa por correo o guardarlas como documentos PDF en su computadora.
- Formularios anuales - Encontrará todos los formularios de impuestos de nómina que vencen anualmente (es decir, formularios W2, Formulario 940) aquí. Puede imprimir una copia impresa por correo o guardarlas como documentos PDF en su computadora.
- Configuración de empleado - Si necesita proporcionar a los empleados un formulario I-9 o W-4 para completar, puede encontrar copias en blanco aquí. También puede encontrar copias archivadas de formularios completados aquí también.
- Configuración de empleador - Si necesita solicitar un número FEIN o un número de cuenta del empleador estatal, puede encontrar las solicitudes aquí. También encontrará copias archivadas de cualquier formulario previamente completado aquí también.
Línea de fondo
Ahora que sabe lo fácil que es configurar y hacer sus pagos de impuestos de nómina con QuickBooks Payroll, ¡está listo para ejecutar su primera nómina! Si no ha configurado a sus empleados, diríjase a nuestra guía de nóminas QuickBooks para obtener instrucciones paso a paso.
Si planea presentar sus propias declaraciones de impuestos este año, ¿por qué no puede simplificar el pago de impuestos utilizando TurboTax, nuestro software de impuestos recomendado? Echa un vistazo a nuestra guía de software de impuestos para ver quién hizo el corte.
