¡Bienvenido al curso de capacitación en línea QuickBooks de Fit Small Business! En esta lección, veremos cómo administrar las ventas de sus tarjetas de crédito en QuickBooks Online si está usando un procesador de tarjetas de crédito de terceros.
Puedes seguir tu cuenta de QuickBooks Online. Si aún no tiene uno, haga clic aquí para inscribirse para una prueba gratuita de 30 días y siga a continuación.
Para completar esta lección, puede ver el video a continuación, leer las instrucciones paso a paso o hacer ambas cosas. ¡Vamos a empezar!
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Procesador de tarjetas de crédito contra pagos de terceros
Hoy en día, la mayoría de las personas no llevan efectivo, y menos aún están escribiendo cheques. Si desea atender a tantos clientes como sea posible, deberá aceptar tarjetas de crédito como forma de pago. Las compañías de procesamiento de tarjetas de crédito ofrecen este servicio por una tarifa.
Muchos usuarios de QuickBooks deciden utilizar Intuit Payments como su procesador de tarjetas de crédito porque está totalmente integrado con QuickBooks Online, por lo que sus cuentas y estados financieros están siempre actualizados. Si usa Intuit Payments, haga clic aquí para comprender cómo administrar las ventas con tarjeta de crédito en QuickBooks Online.
Si utiliza un procesador de tarjeta de crédito diferente, los pasos para administrar las ventas con tarjeta de crédito son un poco diferentes. Eso es lo que esta lección cubrirá.
Para obtener más información sobre el procesamiento de tarjetas de crédito, asegúrese de leer nuestro artículo sobre los mejores proveedores de servicios comerciales y nuestra guía sobre tarifas de tarjetas de crédito.
¿Cómo registro las ventas de tarjetas de crédito de los clientes en QuickBooks en línea?
Hay dos formas de registrar los pagos de los clientes en QuickBooks. Si un cliente le paga inmediatamente, debe registrar un recibo de compra. Sin embargo, si tiene una venta a crédito, lo que significa que su cliente le paga en algún momento en el futuro, entonces desea recibir un pago por una factura en QuickBooks. Comencemos con el recibo de venta.
Registrar un pago con tarjeta de crédito utilizando un recibo de venta
Paso 1
Desde la página de inicio, haga clic en el signo más en la parte superior como se indica a continuación.
Bajo la Clientes selección de columna Recibo de compra como se indica abajo.
Paso 2: complete el formulario de recibo de ventas con la información de la tarjeta de crédito
El crear recibo de compra se mostrará la ventana. Complete los campos como se indica a continuación y haga clic en guardar.
- Dirección de Envio: Este campo se llenará automáticamente con la información que se encuentra en el perfil del cliente. En la lección de cómo configurar a los clientes, caminamos paso a paso para mostrarle cómo configurar la información de su cliente.
- Fecha de recepción de ventas: debe ser la fecha en que realizó la venta.
- Método de pago: Seleccione la tarjeta de crédito del menú desplegable.
- Depósito a Esta es la cuenta bancaria en la que se depositarán los pagos con tarjeta de crédito. Si desea cambiar la cuenta, puede hacerlo en esta pantalla.
PROPINA: Te recomiendo que uses el Fondos no depositados Cuenta para mantener todos los pagos con tarjeta de crédito. Esta cuenta es creada automáticamente por QuickBooks.La consolidación de todos los pagos con tarjeta de crédito en la cuenta de Fondos no depositados facilita la combinación de múltiples pagos con tarjeta de crédito (si es necesario) para hacer coincidir los montos del depósito bancario. Consulte la sección Cómo registrar depósitos de tarjetas de crédito de esta lección para obtener más detalles. - Producto / Servicio: Seleccione de la lista desplegable el producto / servicio vendido a su cliente.
- Descripción: Este campo se llenará automáticamente en función de la información del producto / servicio. También puede escribir una descripción personalizada directamente en este campo.
- Cantidad: Ingrese la cantidad, si corresponde.
- Tarifa: Este es el costo del producto o servicio. Este campo se completará automáticamente en función de la configuración del producto / servicio. También puede escribir una tasa directamente en este campo.
- Cantidad: Este campo se calculará automáticamente multiplicando la cantidad por la tasa.
PROPINA: En este punto, debe procesar el pago con tarjeta de crédito para el cliente como lo haría normalmente. Una vez que tenga el código de aprobación, ingrese ese código en el campo No. de referencia en el recibo de venta como se indicó anteriormente. - Numero de referencia: Ingrese el código de aprobación que recibió una vez que haya procesado el pago con tarjeta de crédito.
Paso 3 - Guardar recibo de ventas y correo electrónico al cliente
Una vez que guarde el recibo de venta, hay un par de cosas que se llevarán a cabo "detrás de escena" en QuickBooks:
- Se abrirá la ventana Enviar correo electrónico para que pueda revisar el correo electrónico que recibirá su cliente junto con una copia en PDF del recibo de venta como se indica a continuación.
- El recibo de venta tendrá el siguiente impacto en los estados financieros:
Cuenta Afectada Impacto en la cuenta Estado financiero Cuenta de ventas Incrementar Pérdida de beneficios Cuenta bancaria o cuenta de fondos no depositados Incrementar Hoja de balance - Vuelva al recibo de ventas y observe que el estado ahora se paga como se indica a continuación.
Registrar un pago con tarjeta de crédito en una factura
Si sus clientes no le pagan inmediatamente por un producto o servicio, usted registrará el pago con tarjeta de crédito en una factura en lugar de un recibo de venta. Estos son los pasos para registrar un pago con tarjeta de crédito en una factura.
Paso 1 - Navega para crear una factura
Desde la página de inicio, haga clic en el signo más en la parte superior como se indica a continuación.
Bajo la Clientes columna, seleccione Recibir pago como se indica abajo.
Paso 2 - Completar factura
Aparecerá la ventana de pago recibido. Complete los campos como se indica a continuación.
- Nombre del cliente: seleccione el cliente del menú desplegable.
- Fecha de pago: Seleccione la fecha en que su cliente está haciendo el pago.
- Método de pago: Seleccione la tarjeta de crédito del menú desplegable.
- Depósito en: seleccione la cuenta bancaria en la que se debe depositar el pago con tarjeta de crédito. Para cambiar la cuenta, puede hacerlo desde el menú desplegable.
PROPINA: Le recomiendo que consolide todos los pagos con tarjeta de crédito en la cuenta de fondos no depositados. Esto le permitirá hacer coincidir fácilmente los pagos en QuickBooks con el monto del depósito bancario. Para configurar la cuenta de Fondos no depositados como una cuenta predeterminada para todos los pagos con tarjeta de crédito, consulte la sección Cómo administrar las ventas de tarjetas de crédito con una cuenta de Pagos Intuit. - Seleccione la (s) factura (s) que el cliente está pagando.
- Ingrese la cantidad a cargar en la tarjeta de crédito.
PROPINA: En este punto, debe procesar el pago con tarjeta de crédito para el cliente como lo haría normalmente. Una vez que tenga el código de aprobación, ingrese ese código en el campo No. de referencia en la factura como se indica arriba. - Nº de referencia: introduzca el código de aprobación para el pago con tarjeta de crédito.
Paso 3 - Guardar factura y enviar al cliente
Una vez que guarde la factura, hay algunas cosas que suceden "detrás de escena" en QuickBooks:
- El pago se guardará y el pago con tarjeta de crédito será procesado.
- El pago con tarjeta de crédito tendrá el siguiente impacto en los estados financieros:
Cuenta Afectada Impacto en la cuenta Estado financiero Cuentas por cobrar Disminución Hoja de balance Cuenta bancaria o cuenta de fondos no depositados Incrementar Hoja de balance - Vuelva a la Factura para confirmar que el pago se aplicó correctamente. La factura se marcará como Pagada como se indica a continuación.
¿Cómo registro los depósitos de tarjetas de crédito en QuickBooks en línea?
Una vez que haya procesado los pagos con tarjeta de crédito en QuickBooks, deberá registrar el depósito de esos pagos en su cuenta bancaria. Es posible que los depósitos con tarjeta de crédito no aparezcan en su cuenta bancaria durante 2 o 3 días. Una vez que el depósito aparezca en su cuenta bancaria, siga estos pasos para registrar el depósito en QuickBooks:
Paso 1 - Navega a Depósitos Bancarios
Desde la página de inicio, haga clic en el signo más en la parte superior de la página y debajo de Otra columna, seleccione Deposito bancario como se indica abajo.
Paso 2 - Crear Depósito
Si está utilizando la cuenta de Fondos no depositados para retener sus pagos con tarjeta de crédito, entonces deberá seguir estos pasos para transferir esos fondos de la cuenta de Fondos no depositados y a la cuenta bancaria donde se depositaron los pagos de la tarjeta de crédito.
PROPINA: Si usó su cuenta bancaria para registrar los pagos con tarjeta de crédito, entonces no haga Necesito completar estos pasos.
Aparecerá la siguiente ventana. Complete los campos como se indica a continuación.
- Cuenta bancaria: en la lista desplegable, seleccione la cuenta bancaria donde se depositaron los pagos con tarjeta de crédito.
- Fecha de deposito: Seleccione la fecha en que se depositaron los pagos con tarjeta de crédito en su cuenta bancaria.
- Seleccionar pagos para depositar: seleccione los pagos con tarjeta de crédito que se depositaron en su cuenta bancaria.
PROPINA: En general, los pagos con tarjeta de crédito se pueden combinar si ocurrieron el mismo día o al día siguiente. Por lo tanto, es posible que deba seleccionar varios pagos con tarjeta de crédito para coincidir con la cantidad que se depositó en su cuenta bancaria. En el ejemplo anterior, los dos pagos con tarjeta de crédito que se han seleccionado se procesaron en QuickBooks el 9/22. Sin embargo, el depósito bancario para ambos pagos se realizó 4 días después del 9/26. En el extracto bancario, el monto total del depósito es de $ 1900.00. - Fechas de pago: Esta es la fecha en que procesó el pago con tarjeta de crédito.
- Cantidad del depósito: Esto debería ser igual al monto del depósito en su extracto bancario.
Registrar el depósito tendrá el siguiente impacto en las cuentas y los estados financieros:
| Cuenta Afectada | Impacto en la cuenta | Estado financiero |
|---|---|---|
| Fondos no depositados | Disminución | Hoja de balance |
| Cuenta bancaria | Incrementar | Hoja de balance |
¿Cómo registro las tarifas de tarjetas de crédito en QuickBooks en línea?
Debe configurar una cuenta de gastos denominada Comisiones de Comerciantes o Tasas de procesamiento de tarjetas de crédito para registrar todas las comisiones que se le cobrarán. En la lección Cómo configurar el plan de cuentas, le explicamos paso a paso cómo configurar nuevas cuentas.
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Eso resume la sección sobre Cómo administrar las ventas de tarjetas de crédito con un procesador de tarjetas de crédito de terceros en QuickBooks Online. La próxima lección de nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks cubrirá la Declaración de ganancias y pérdidas en QuickBooks en línea. En este curso, analizaremos lo que la declaración de Pérdidas y Ganancias le informará sobre su negocio y cómo crear un informe de pérdidas y ganancias en QuickBooks Online.
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