¡Bienvenido al curso de capacitación en línea QuickBooks de Fit Small Business! En esta lección, vamos a cubrir la importancia de revisar su informe de Cuentas por cobrar y cómo preparar un Informe de antigüedad de A / R, con ejemplos de informes de antigüedad de cuentas por cobrar, en QuickBooks Online.
Puedes seguir tu cuenta de QuickBooks Online. Si aún no tiene uno, haga clic aquí para inscribirse para una prueba gratuita de 30 días y siga a continuación.
Para completar esta lección, puede ver el video a continuación, leer las instrucciones paso a paso o hacer ambas cosas. ¡Vamos a empezar!
Si desea obtener más información sobre la administración de ingresos, gastos e informes en QuickBooks, descargue nuestro tutorial gratuito de 39 cursos de QuickBooks aquí.
Descarga nuestro curso gratuito de Quickbooks
¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?
El informe A / R Envejecimiento proporciona una lista de todas las facturas abiertas de los clientes (no pagadas) y la cantidad de días que han estado pendientes. Para que este informe sea útil, debe establecer los términos de la factura para todos sus clientes. Si no ha configurado los términos de la factura en el perfil del cliente, QuickBooks no podrá proporcionarle un recordatorio cuando las facturas de sus clientes se venzan. Además, el informe A / R Ageing no podrá realizar un seguimiento del número de días que las facturas han estado pendientes.
Hay un par de formas para configurar los términos de la factura. La opción más sencilla es configurar los términos de la factura por defecto para todos los clientes. Esta opción funciona mejor si la mayoría de sus clientes tienen los mismos términos de la factura (es decir, Neto 30). En la lección Cómo configurar facturas, recibos de ventas y estimaciones, le explicamos paso a paso cómo configurar esto. Si ofrece términos diferentes a muchos de sus clientes, consulte nuestra lección Cómo configurar clientes.
¿Por qué es importante el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar?
El Informe de envejecimiento de A / R puede ayudarlo a mantenerse al tanto de las facturas de los clientes que están vencidas para que pueda hacer un seguimiento con sus clientes sobre el pago. Cuanto más tiempo permanezca vencida una factura, mayor será la probabilidad de que no le paguen sin algún tipo de seguimiento con sus clientes. No cobrar puede afectar el flujo de efectivo de su negocio, por lo que es importante mantenerse al tanto de sus facturas impagas utilizando un Informe de antigüedad de A / R.
¿Cuáles son los componentes del informe de envejecimiento de A / R? - Ejemplo de informe de antigüedad de cuentas por cobrar
Para ayudar a demostrar los componentes del informe A / R Aging, analizaremos el informe A / R Aging para nuestra empresa ficticia. La plomeria de paul.
A continuación encontrará la Informe resumido de A / R Ageing al 30 de septiembre de 2016 para la plomería de Paul, junto con una breve explicación de los diferentes componentes.
Ejemplo de informe de antigüedad de cuentas por cobrar
- Fecha: Al igual que en el informe de balance, este informe es de una fecha específica. En este ejemplo, es a partir del 30 de septiembre de 2016.
- Categorías de envejecimiento: Este informe está organizado por el cliente y luego por 5 cubos de envejecimiento diferentes (por ejemplo, 1-30 días de retraso, 31-60 días de retraso, etc.).
- Columna actual - Indica facturas que aún no están vencidas. No se requiere ninguna acción para las facturas que aparecen en esta columna.
- 1-30 columna: Indica facturas con un vencimiento de 1 a 30 días. Ciertamente, no desea contactar a un cliente que solo tiene un par de días vencidos. Sin embargo, para las facturas con 7 días de vencimiento, le recomendaría que envíe un recordatorio amistoso al cliente por teléfono o correo electrónico. Si envía un correo electrónico, también incluiría una copia de la factura.
- 31-60 columna: Indica facturas con un vencimiento de 31-60 días. En este punto, debería haber enviado al menos 1 o más recordatorios a su cliente para pagar el saldo pendiente. Si aún no ha recibido una respuesta, le sugiero que le envíe una carta en papel con membrete que incluya una palabrería como "para evitar cualquier recargo o penalización por demora, envíe el pago inmediatamente".
- 61-90 columna: Indica facturas con vencimiento de 61-90 días. A menos que haya hablado con su cliente y le haya dado tiempo adicional para pagar el saldo pendiente, lo más probable es que no le paguen. En este punto, es posible que desee ver cómo enviar esto a una agencia de cobranza o posiblemente cancelarlo como deudas incobrables.
- 91 y más: Indica las facturas con 91 días de vencimiento. De manera similar a lo que mencioné para cualquier cosa en la columna de 61 a 90 días, probablemente debería enviarlo a una agencia de cobranza o cancelarlo como gasto de deuda incobrable.
- Totales por grupo: una buena regla general es asegurarse de que la mayoría de sus cuentas por cobrar pendientes se encuentren dentro de las primeras 3 columnas. Debería ser una ocasión rara que tengas algo en las categorías de 61 y más. Si lo haces, asegúrate de abordarlo rápidamente.
¿Cómo ejecuto un informe de antigüedad de cuentas por cobrar en QuickBooks Online?
Paso 1 - Navegue al Centro de informes
Desde la página de inicio, haga clic en Informes ubicado en la barra de menú de la izquierda como se indica a continuación.
Paso 2 - Centro de informes
Haga clic en el Informes recomendados lengüeta. El informe del resumen de envejecimiento de A / R está justo debajo de la instantánea de la compañía, como se muestra a continuación.
Paso 3 - Filtros de informe
Desde esta pantalla, tiene varias opciones para elegir, como se indica a continuación.
- Período de información – Seleccione el período de informe para el que desea ejecutar el informe (es decir, hoy, esta semana, este mes, etc;)
- Mostrar no cero o solo activo - Mostrar solo clientes activos que tengan un saldo pendiente.
- Días por período de envejecimiento - Seleccione el número de días que le gustaría para cada categoría de envejecimiento. En el informe de Paul, tenemos cada categoría establecida en 30 días (es decir, 1-30, 31-60, etc.). Normalmente, esta es la opción más común, pero si tiene términos más cortos que eso (es decir, 15 días) es posible que desee Vaya con incrementos de 15 días (es decir, 1-15 días de retraso, 16-30, etc.).
- Numero de periodos - Seleccione el número de categorías que desea envejecer facturas. En el informe de Paul tenemos un total de 4 períodos (1-30, 31-60, 61-90, 91 y más)
Paso 4 - Mostrar informe
Haga clic en el botón Finalizar y su Informe de resumen de antigüedad de A / R se mostrará en la pantalla como el ejemplo de informe de antigüedad de las cuentas por cobrar para La plomeria de paul abajo.
Ejemplo de informe de antigüedad de la cuenta por cobrar
Paso 5 - Muestra el detalle de la factura para un cliente
Para obtener los detalles de la factura del informe de resumen, simplemente haga clic en el cliente para el que desea ver los detalles de la factura. Cuando lo haga, QuickBooks le proporcionará los detalles de las facturas que conforman el saldo pendiente para ese cliente, como se indica a continuación.
Plan de acción recomendado
En este momento, debe tener una buena idea de cómo el informe de Resumen de envejecimiento de A / R puede ayudarlo a mantenerse al día con las facturas impagas, para que pueda recibir el pago de sus clientes de manera oportuna. Aquí hay algunas cosas que debe implementar tan pronto como sea posible:
- Asegúrese de crear una factura para todas las ventas a crédito a medida que se producen.
- Asegúrese de configurar las condiciones de pago para todos los clientes.
- Establezca un plan de seguimiento para las facturas que se hayan vencido. Por ejemplo, ¿qué acción tomará cuando estén en cada uno de los cubos (1-30, 31-60, etc.)?
- Si es posible, revise el Informe de envejecimiento de A / R semanalmente.
- Para obtener más consejos, consulte nuestros artículos sobre cómo establecer los mejores términos de facturación para sus clientes y cómo obtener un pago más rápido.
Envolver
Eso envuelve la sección sobre Cómo ejecutar un informe de antigüedad de A / R en QuickBooks Online. La próxima lección de nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks será Cómo ejecutar un informe de envejecimiento de las cuentas por pagar en QuickBooks en línea. En este curso, analizaremos lo que le informará el informe de envejecimiento de las cuentas por pagar sobre su negocio y cómo crear un informe de envejecimiento de A / P en QuickBooks Online.
Para acceder a esta lección oa cualquiera de las otras de la serie, haga clic aquí. O haga clic aquí para obtener una prueba gratuita de 30 días de QuickBooks Online.
? Tutorial Anterior
Tutoriales de QuickBooks
Siguiente tutorial?
Nuestras aplicaciones recomendadas de QuickBooks
