¡Bienvenido al curso de capacitación en línea QuickBooks de Fit Small Business! En esta lección, vamos a cubrir la importancia de revisar su informe de balance y cómo ejecutar un informe de balance en QuickBooks Online. También te mostraremos un ejemplo de balance.
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Para completar esta lección, puede ver el video a continuación, leer las instrucciones paso a paso o hacer ambas cosas. ¡Vamos a empezar!
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¿Qué es un balance?
El balance incluye los activos, pasivos y patrimonio de su negocio. Los activos son aquellos elementos propiedad de la empresa. Por ejemplo, las computadoras, el equipo de negocios y el inventario son activos. Las responsabilidades son lo que usted debe a los demás. Por ejemplo, un préstamo sobre un vehículo que usa para negocios o una línea de crédito comercial que tiene con su banco son pasivos. El patrimonio del propietario refleja la cantidad neta de dinero que el propietario u otros inversionistas han invertido en el negocio, así como el dinero retenido de las ganancias (ganancias retenidas).
¿Por qué es importante el balance general?
Es importante entender el valor neto de su negocio. El balance general le proporciona el valor de los activos que tiene, lo que debe a otros y el valor neto (es decir, el patrimonio del propietario) de la empresa. Los números en el balance general representan una instantánea de la posición financiera de la empresa en el momento exacto en que se preparó el balance.
El Balance general es de una fecha específica (es decir, el 31 de diciembre de 2016), mientras que el Estado de pérdidas y ganancias, cubierto en la lección anterior, es por un período de tiempo (es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016). Esta es una de las principales diferencias entre estos dos estados financieros.
¿Cuáles son los componentes del balance general? - Ejemplo de balance
Para ayudar a demostrar los componentes del Balance general, utilizaremos una compañía ficticia, La plomeria de paul. Como se indica a continuación, he identificado 4 secciones del Balance general para La plomeria de paul.
Ejemplo de balance
- Los activos totales - En esta sección, Paul tiene los siguientes activos listados:
- A. Cuentas bancarias - Los montos que se muestran aquí son lo que el registro de QuickBooks refleja como el saldo de la cuenta bancaria al 29 de septiembre de 2016. En la sección Cómo conciliar sus cuentas bancarias, le explicamos paso a paso cómo hacer coincidir su registro de QuickBooks con su extracto bancario.
- B. Inventario - Este es el valor del inventario disponible de Paul al 29 de septiembre de 2016. Para garantizar la precisión, se debe realizar un recuento de inventario de forma anual y los ajustes en QuickBooks para reflejar cualquier diferencia entre el inventario que tiene en el estante en comparación con lo que está en QuickBooks.
- C. Fondos no depositados - La cantidad que se encuentra en esta cuenta es generalmente las ventas con tarjeta de crédito que no se han depositado en su cuenta bancaria. En la lección Cómo gestionar las ventas de tarjetas de crédito, explicamos paso a paso cómo utilizar la cuenta de fondos no depositados.
- Responsabilidad total - En esta sección, Paul tiene los siguientes pasivos enumerados:
- A. Saldos de tarjetas de crédito pendientes - Las cantidades mostradas aquí son lo que el registro de QuickBooks refleja como el saldo de la tarjeta de crédito al 29 de septiembre de 2016. En la sección Cómo reconciliar sus cuentas de tarjeta de crédito, le explicamos paso a paso cómo hacer coincidir su registro de QuickBooks con su tarjeta de crédito. declaración.
- Equidad total - En esta sección, Paul tiene los siguientes elementos de equidad enumerados:
- A. Balance de apertura de equidad - Esta es una cuenta predeterminada creada por QuickBooks. Esta cuenta se debe utilizar para codificar saldos iniciales al configurar QuickBooks por primera vez. Por ejemplo, cuando configura una cuenta bancaria en QuickBooks, tiene que ingresar el saldo de apertura de esa cuenta en QuickBooks para que luego pueda reconciliar la cuenta. La cantidad que ingresa como saldo de apertura se codifica en la cuenta de Equity del saldo de apertura entre bastidores. Esta cuenta debería cerrarse eventualmente a las ganancias retenidas una vez que haya terminado de configurar QuickBooks.
- B. Ingreso neto - Esta cifra proviene directamente de la "línea inferior" de su estado de pérdidas y ganancias (ingresos menos gastos). Al final del año, QuickBooks transferirá automáticamente esta cantidad a la cuenta de ganancias retenidas. Las ganancias retenidas son una acumulación de la ganancia (o pérdida) neta en su negocio desde que abrió sus puertas.
- Total de pasivos y patrimonio - Este es el total de las secciones 2 y 3. Desde una perspectiva contable, los pasivos totales y el patrimonio siempre serán iguales a los activos. Esto es válido para el informe de balance de Paul.
Activos totales de $ 17,976.72 = Total de pasivos y patrimonio de $ 17,976.72
¿Cómo ejecuto un balance en QuickBooks en línea?
Paso 1 - Navegue al Centro de informes
Desde la página de inicio, haga clic en Informes ubicado en la barra de menú de la izquierda como se indica a continuación.
Paso 2 - Centro de informes
El balance se encuentra junto al informe de pérdidas y ganancias bajo el Informes recomendados Menú como se indica a continuación.
Paso 3 - Base de informe
La siguiente pantalla solo aparecerá la primera vez que ejecute un informe, como un balance o un estado de resultados. En esta pantalla, QuickBooks le permitirá seleccionar qué base de informes desea utilizar para ejecutar sus informes. Las dos opciones son la base de efectivo o la contabilidad de base devengada. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan la contabilidad en efectivo porque es más simple que el devengo. Si no está seguro de qué método debe usar, consulte a su contador y sobre estos dos métodos de contabilidad en nuestro artículo Contabilidad para pequeñas empresas: Acumulación frente a efectivo.
Paso 4 - Filtros de informe
Desde esta pantalla, tiene varias opciones para elegir, como se indica a continuación.
- Impresión - Tienes la posibilidad de imprimir este informe.
- Email - Puede enviar este informe por correo electrónico a cualquier persona que desee revisar (es decir, a su contador o profesional de impuestos)
- Exportar - Puede exportar este informe a Excel y tomar notas o hacer más análisis.
- Personalizar - Esta función le permite personalizar varias áreas del informe, incluidas, entre otras, las siguientes:
- Información general: A partir de la fecha, base del informe.
- Encabezado / pie de página: Cambiar o agregar título o página #
- Añadir sub-columnas: Columnas adicionales para hacer una comparación del año anterior
- Colapso - Si usa subcuentas, este botón le permite ocultar ese nivel de detalle.
- Guardar personalizaciones - Le permite guardar cualquier cambio personalizado que haya realizado en el informe para que pueda utilizarlos para futuros informes.
- Fecha de Transacción - Seleccione el período de tiempo para el que desea ejecutar el informe.
- Calendario - Puede ingresar un intervalo de fechas específico para el cual desea ejecutar el informe.
- Hacer clic Sacar un reporte botón una vez que haya hecho todas sus selecciones.
Paso 5 - Mostrar informe
Haga clic en el botón Finalizar y su informe de Balance se mostrará en la pantalla como en el ejemplo a continuación para La plomería de Pablo.
Ejemplo de balance
Plan de acción recomendado
Ahora debe tener una buena comprensión de qué es el informe del Balance general, por qué es importante y cómo ejecutar un informe del Balance general en QuickBooks Online.
Aquí hay algunos procesos que te recomiendo que pongas en marcha de inmediato:
- Conciliar todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito en un mensual base.
- Implemente recuentos de inventario regulares para asegurarse de que QuickBooks coincida con el inventario real que tiene en el estante.
- Revise su informe de balance en una mensual base.
- Asegúrese de que las discrepancias entre su balance general y las cuentas bancarias o de tarjetas de crédito se manejen de manera oportuna.
- Asegúrese de que todos los fondos pendientes adeudados a otros se hayan contabilizado (es decir, línea de crédito, préstamos bancarios, préstamos personales, etc.).
- Comparta su balance con su contador y profesional de impuestos para obtener más orientación.
Envolver
Eso envuelve la sección sobre Cómo ejecutar un informe de balance en QuickBooks Online. La siguiente lección de nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks será Cómo ejecutar un estado de flujo de efectivo en QuickBooks en línea. En este curso, analizaremos lo que le informará la Declaración de flujo de efectivo sobre su negocio y cómo crear una Declaración de flujo de caja en QuickBooks Online.
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